Người lao động và quyền sử dụng công nghệ cho mục đích cá nhân

Công nghệ giúp người lao động làm việc nhanh hơn, hiệu quả hơn và thậm chí nhiều công ty đã sử dụng hình thức làm việc tại nhà thông qua giao tiếp từ xa. Có sự đối lập khá thú vị rằng mặc dù công nghệ giúp người lao động làm việc dễ dàng hơn nhưng cũng giúp người sử dụng lao động quản lý hầu hết mọi hoạt động của nhân viên tại nơi làm việc. Một công ty đã đưa ra một phương châm “Chúng tôi kiểm soát tất cả mọi hành động là vì Chúa”. Dưới đây là những loại hình công nghệ bị kiểm soát tại nơi làm việc.Mỗi loại hình đếu có các vấn đề về quyền riêng tư và quyền của người lao động cũng như quyền của người sử dụng lao động liên quan tới tài sản của công ty và việc sử dụng giờ làm việc của người lao động

Sự giám sát của người sử dụng lao động
Trộm cắp nội bộ, chịu trách nhiệm vì làm tổn hại tới khách hàng, sự cần thiết để hoạt động hiệu quả và chăm sóc khách hàng tốt là một số lý do mà các công ty đưa ra cho việc giám sát kín đáo nhân viên của mình. Từ những khách hàng bí mật nổi tiếng trong ngành bán lẻ đến các công ty giám sát hoạt động, người sử dụng lao động có thể tập hợp được các dữ liệu về hành vi và những sai sót của nhân viên. Safeway Stores, Inc là một chuỗi bán tạp phẩm gồm nhiều cửa hàng lắp đặt một bảng đồng hồ điều khiển bằng máy tính trên 782 chiếc xe tải chở hàng. Máy tính sẽ theo dõi tốc độ, áp suất dầu, động cơ, thời gian dừng xe và độ dài của những trạm dừng đỗ. Safety giới thiệu một chương trình rất hiệu quả đối với sự an toàn của lái xe và việc bảo dưỡng xe.
Trong các ngành khác, sự phát triển công nghệ cao giúp người sử dụng lao động nghe lén được các cuộc gọi của nhân viên và các cuộc đàm thoại khác ở công ty và những chiếc máy quay nhỏ được lắp trong các lỗ nhỏ trong tường sẽ theo dõi các thói quen và thái độ của nhân viên.
Việc giám sát điện tử các cuộc đàm thoại bằng điện thoại tăng lên vì người sử dụng lao động đang cố gắng giám sát năng suất, tính chính xác và lịch sự của người lao động. Việc người sử dụng lao động giám sát như vậy được coi là hợp pháp nếu người lao động đồng ý. Theo luật, quy định khi bắt đầu giám sát người lao động thì người chủ lao động phải thông báo bằng một tiếng beep để người lao động biết. Nhưng một nhân viên AT&T lại nói rằng người sử dụng lao động có thể giám sát mà không cần thông báo “Giám sát nhà máy không thổi còi để thông báo cho công nhân trong dây chuyền sản xuất biết họ đang tới”.
Ngược lại, Barbara Otto, giám đốc của “9 to 5”, tổ chức quốc gia về phụ nữ xác nhận rằng việc giám sát ảnh hưởng tới các cuộc gọi cá nhân. “Người sử dụng lao động bắt đầu thu được những thông tin chẳng liên quan gì tới công việc cả. Họ khám phá ra các nhân viên đang giành những ngày cuối tuần cùng một người đồng giới hoặc tán dóc về việc lập một hội nào đó.”
Hội Tự do Dân sự Mỹ phản đối việc giám sát này vì hiện nay không có những thông báo được yêu cầu và cũng bởi người lao động không thể kiểm tra được những thông tin mà người sử dụng lao động theo dõi họ qua các phương tiện điên tử.
Internet và quyền riêng tư của người lao động
Làm thế nào người lao động sử dụng máy tính của mình và truy cập trực tuyến tại nơi làm việc là một vấn đề cần được các nhà sử dụng lao động nghiên cứu và kiểm soát. Vault.com tiến hành cuộc khảo sát những người lao động hỏi họ làm thế nào họ sử dụng Internet tại nơi làm việc vào công việc riêng và kết quả như sau:
Người sử dụng lao động có một phần mềm cho phép họ quản lý các trang điện tử mà người lao động đã truy cập và biết họ truy cập khi nào và trong bao lâu. Nhiều người sử dụng lao động đã gửi thông báo tới người lao động giành nhiều thời gian lướt mạng. Một người sử dụng lao động đã cảnh báo cho nhân viên vì giành quá nhiều thời gian làm việc để mua sắm trực tuyến trong giờ làm việc và đã khoá trang thông tin đó để người nhân viên không thể truy cập vào được.
Mặc dù người lao động rất lo quyền đề riêng tư nhưng người sử dụng lao động lại lo lắng về năng suất lao động và việc tải nhạc, là một ví dụ có thể làm nghẽn mạng của người sử dụng lao động. Bên cạnh đó, người sử dụng lao động cũng lo lắng họ phải chịu trách nhiệm về một môi trường làm việc bị quấy rối do tác động của những trang điện tử được truy cập gây ra như các trang khiêu dâm. Cuộc điều ra gần đây do Hội viên chức đạo đức tài trợ đưa ra một cái nhìn cụ thể về việc người lao động sử dụng Internet và việc người sử dụng lao động kiểm soát việc này như thế nào. Người sử dụng lao động rất lo lắng về việc này vì theo ước tính nếu 50 nhân viên lướt mạng trong 3 giờ thì mỗi tuần công ty thiệt hại 3.322,50 Đô la Mỹ. Và theo một cuộc khảo sát gần đây nhất thì trung bình người lao động giành 2 giờ mỗi ngày để lướt mạng.
Tương tư, khảo sát của Vault.com cũng chỉ ra 90% người lao động lướt mạng trong giờ làm để tìm kiếm những thứ chẳng liên quan gì tới công việc cả và 37% người lao động truy cập internet tại công ty để tìm kiếm công việc khác. Khoảng 13% nói họ giành hơn 2 giờ truy cập internet mỗi ngày làm việc để tìm kiếm những thứ chẳng liên quan đến công việc của mình. Tuy nhiên, 30% lại nói họ hạn chế truy cập internet vào mục đích cá nhân 30 phút mỗi ngày làm việc.
Cũng có các công ty giúp người lao động kiểm soát việc truy cập internet của người lao động mới. Websence, Inc thực hiện chức năng này cho 12.000 công ty bao gồm 239 trong số 500 công ty làm ăn phát đạt. Chi phí kiểm soát này là 15 Đô la Mỹ một nhân viên một năm.

Thư điện tử và quyền riêng tư của người lao động
Một vấn đề khác về quyền riêng tư của người lao động là hệ thống thư điện tử. Hệ thống này cho phép người lao động liên lạc bằng cách gõ các thông điệp vào máy tính cá nhân của mình. Thư điện tử được coi là sự kết hợp chức năng của việc liên lạc bằng điện thoại và sổ ghi nhớ. Nó là phương tiện giao tiếp phổ biến hơn sổ ghi nhớ và cho phép người sử dụng thư giãn và viết nhiều hơn. Mặt khác, không giống như liên lạc qua điện thoại, thư điện tử là một dạng văn bản.
Người lao động sử dụng thư điện tử rất phổ biến, theo cuộc khảo sát của Anh cho thấy:
• 38% sử dụng thư điện tử vào mục đích chính trị
• 30 % gửi thư điện tử với nội dung phân biệt chủng tộc, giới tính và khiêu dâm tại nơi làm việc
Cuộc khảo sát cũng thu thập thông tin từ 106 quốc gia về quá trình kiểm soát của họ như sau:
• 92% các công ty thuê dịch vụ giám sát
• 75% các công ty thương xuyên lưu lại thư điện tử mà nhân viên chuyển đi
• Hầu hết các công ty cho phép “cho phép cá nhân sử dụng thư điện tử và Internet vào công việc” nhưng chỉ 42 % sử dụng đúng mục đích
• Việc sử dụng Internet cho các hoạt động dưới đây được coi là thích hợp:
Tin tức 84%
Gửi thư cho gia đình 86%
Giao dịch 401 (k) 77%
Nghiệp vụ ngân hàng trực tuyến 54%
Mua sắm trực tuyến 51%
Thương mại trực tuyến 28%
Tìm kiếm phục vụ công việc 25%
• 86% các công ty khoá một vài trang thông tin
• 19 % công ty sử dụng người lao động để kiểm soát số lượng các trang thông tin truy cập
• 69% sử dụng công nghệ thông tin để kiểm soát nhân viên, 13 % sử dụng văn phòng luật pháp và chỉ có 9% đưa vào nội quy của văn phòng
• 80% thông báo cho người lao động việc kiểm soát bằng các quy tắc đạo đức, đào tạo và sách nội quy
Người sử dụng lao động có thể xem hồ sơ và nội dung thư điện tử của các nhân viên, họ cũng có thể khôi phục những thư điện tử mà nhân viên đã xoá. Toà án quy định rằng thư điện tử không phải của người lao động mà của người sử dụng lao động và chúng có thể được tìm ra và sau đó sẽ được trả lại cho người lao động. Trong một trường hợp, chủ tịch tập đoàn gửi thư cho giám đốc quản lý, bức thư đã bị xoá trên máy của vị chủ tịch và người giám đốc nhưng vẫn được lưu trên ổ cứng của máy của công ty.
“Tôi không quan tâm điều đó thế nào, hãy sa thải….mụ ta”. Sau khi tin tức được phục hồi lại trong suốt quá trình tìm hiểu vụ kiện của nhân viên, kết quả là phải bồi thường ngay 250.000 đô để ổn định vụ việc.
Thêm vào đó, những vụ việc kiện tụng về thư điện tử, có những vấn đề về sử dụng nhân công. Nhân viên thường sử dụng hệ thống thư điện tử của công ty để gửi những câu truyện cười, danh sách và thậm chí các dạng thư điện tử và tin nhắn chuỗi. Không chỉ những thư điện tử này có thể được khám phá ra mà những người chủ doanh nghiệp cũng có khả năng phải chịu trách nhiệm pháp lý về nội dung của chúng liên quan đến vấn đề bôi nhọ danh dự hay quấy rối tình dục nếu những tin nhắn này phục vụ vào mục định tạo ra một không khí quấy rối cho các nhân viên. Trong vụ Blakely kiện hãng Continental Airlines (2000) , tòa án giữ ý kiến rằng một người chủ có thể phải chịu trách nhiệm pháp lý về một bầu không khí thù địch tạo ra bởi những nhân viên sử dụng hệ thống thư điện tử để gửi những chuyện cười, tin nhắn, hay bức ảnh; những người chủ doanh nghiệp cần phải có thể kiểm soát được các thư điện tử của nhân viên.

Một điều tra trên 1.438 nhân viên đã cho thấy:
78,9 % nhân viên gửi từ 1-10 thư điện tử không liên quan đến công việc mỗi ngày.
37% nhân viên báo cáo rằng họ thường xuyên lướt các website khi làm việc.

Michelle Murphy, một đại diện dịch vụ khách hàng cũ của tập đoàn Principal Financial Group, đã bị sa thải sau khi bà sử dụng thư điện tử của công ty gửi những chuyện cười đại loại như “A Few Good Relations Cookie Dough Is Better Than Men” và “Top 10 Reasons Why Trick-or-Treating Is Better Than Sex”. Cuốn sổ tay của nhân viên tập đoàn Principal Financial có chứa những điều sau:
• Hệ thống thư điện tử của tập đoàn là tài sản kinh doanh của tập đoàn và chỉ được sử dụng nhằm những mục đích kinh doanh.
• Tập đoàn có quyền giám sát tất cả các thư điện tử.
Murphy đã kháng cáo lại việc kết thúc hợp đồng với cô, nhưng một lần nữa tòa án đã nói rõ rằng hệ thống thư điện tử thuộc về người chủ công ty và có thể được sử dụng theo hướng dẫn của chủ doanh nghiệp, và các nhân viên sẽ chịu những hình thức kỷ luật nếu vi phạm chính sách của công ty về vấn đề sử dụng email.
Michael Smyth, một quản lý của Pillsbury tại Pennsylvania, đã gửi một bức thư điện tử tới người giám sát của mình than phiền về các giám đốc điều hành công ty và đe dọa sẽ “giết những kẻ chết tiệt đâm dao sau lưng người khác” . Không lâu sau đó, anh ta đã bị sa thải. Anh ta cũng đã kiện vì bị sa thải sai trái. Tuy nhiên, một lần nữa, người chủ doanh nghiệp có quyền chấm dứt hợp đồng vì nhân viên sử dụng ngôn ngữ thô tục trong thư điện tử giống như những vấn đề trong quản lý cho phép xử lý nhân viên có cách cư xử và lời lẽ như vậy.

Một nguy cơ khác đối với các người chủ doanh nghiệp là trách nhiệm pháp lý của họ khi các nhân viên sử dụng máy vi tính làm việc để tải nhạc. Một công ty có trụ sở tại Tempe, Arizona, hệ thống thông tin nội bộ, đã phải trả một triệu đô la để dàn xếp vụ kiện bởi Hiệp hội Công nghiệp ghi âm của Mỹ (RIAA) bởi vì công ty này đã cho phép các nhân viên của mình chia sẻ hàng nghìn tập tin nhạc định dạng MP3 được tải xuống.
Vì sợ nguy cơ này, ngày càng nhiều chủ doanh nghiệp hơn đã mua phần mềm lọc để tránh việc nhân viên sử dụng và truy cập các trang website và tải các tập tin như vậy. Trong vòng 12 tháng qua, số lượng trang web để truy cập và chia sẻ các tập tin MP3 đã tăng 535%. Hiện tại có gần 38.000 trang web cho phép tải các tập tin nhạc xuống.
Một vài nhân viên cũng đã và đang tải phim và xem phim ngay khi đang làm việc.
Hiệp hội Quản lý Mỹ đã công bố một điều tra cho thấy các công ty đã quản lý nhân viên sử dụng mạng Internet như thế nào:
• 78% chủ doanh nghiệp có ghi lại và xem xét việc liên lạc điện tử của nhân viên bao gồm thư điện tử, thư giọng nói, các tập tin máy tính, và kết nối mạng Internet.
• 47% lưu trữ và xem xét thư điện tử của nhân viên.
• 63% giám sát sự kết nối Internet của nhân viên
• 88% chủ doanh nghiệp thông báo về các chính sách thư điện tử và các hình thức liên lạc điện tử khác cho nhân viên của họ.
• 91% cho nhân viên biết họ đang theo dõi sự kết nối Internet của nhân viên
• 55% chủ doanh nghiệp kỷ luật nhân viên vì vi phạm chính sách của công ty trên mạng Internet
• 19% sa thải nhân viên vì sử dụng thư điện tử sai mục đích.
• 20% sa thải nhân viên vì lạm dụng kết nối Internet sai trái.
• 39% khiển trách nhân viên về việc lạm dụng thư điện tử.
• 34% khiển trách nhân viên vì sử dụng kết nối Internet sai phạm.
• 25% khiển trách nhân viên vì sử dụng thư điện tử không chính đáng.
• 23% khiển trách nhân viên vì sử dụng Internet không chính đáng.

Thư điện tử, sự riêng tư, công nghệ và sự thanh lọc
Chủ doanh nghiệp và nhân viên bây giờ nhận ra ra rõ ràng rằng nút “delete” trên hệ thống thư điện tử không xóa các tin đi hoàn toàn . Các tin có thể đã được sao lưu lại trong hệ thống của người chủ, và có khả năng công nghệ nhấn phím có thể được sử dụng để phục hồi lại các tin mà các nhân viên đã soạn thảo nhưng không bao giờ gửi đi.
Để trả lời cho sự lo ngại của nhân viên về việc thư điện tử của họ bị giám sát cũng như việc kinh doanh liên quan tới gián điệp thông qua thư điện tử và các loại hình sử dụng thư điện tử của nhân viên, một vài công ty đã đang làm việc để phát triển công nghệ có thể xóa hoàn toàn các thư điện tử. SafeMessage đã giới thiệu một sản phẩm phần mềm mới có thể làm cho các thư điện tử tự bị phá hủy trong vòng 10 giây. Một khi các thư đã được gửi đi, người gửi sử dụng chương trình SafeMessage có thể cài đặt khung thời gian tin tự phá hủy sau khi tin được mở, do đó, sẽ vĩnh viễn xóa được tin tức khỏi ổ cứng. Chương trình này được so sánh như máy hủy tài liệu cho máy vi tính.
Có một lĩnh vực có vấn đề đối với công nghệ này là về mặt thi hành luật bởi vì các tin có thể được gửi đi mà không để lại dấu vết. Cũng như vậy, các quan chức thi hành luật dựa vào thư điện tử để khôi phục lại một tội ác nào đó. Những loại chương trình này xóa hoàn toàn một cách quá dễ dàng các sao lưu cũng như bất cứ bản sao nào của tin mà có thể đang ở dạng treo lơ lửng vì tin đó có thể đang được chuyển tiếp.
Ngoài “công nghệ hủy tài liệu”, thị trường cho các chương trình bảo vệ sự riêng tư cho thư điện tử cũng lớn mạnh đáng kể, phần lớn nhờ vào các thư điện tử của Bill Gate và các quan chức Microsoft đã được sử dụng với số lượng lớn trong các vụ kiện chống độc quyền của chính phủ đối với Microsoft.
Quan sát cho thấy rằng một tin thư điện tử “là có mức an toàn bằng khoảng một tấm bưu thiếp”, nhiều công ty đã phát triển các phần mềm giúp các công ty thiếu sự bảo mật cá nhân. Các tin thư điện tử thông thường dừng lại khoảng 12 điểm khi chúng bắt đầu được truyền từ người gửi tới người nhận. Một trong những điểm dừng này là máy chủ của công ty nơi đã tạo bản sao lưu lại tin từ bất cứ nơi đâu trên máy chủ trong vòng 1-3 năm tại hầu hết các công ty. Dữ liệu từ các máy chủ có thể là đối tượng để điều tra của tòa án khi các tin thư điện tử có thể chứng minh tính hợp lý trong các vụ kiện tụng.

Tumbleweed Communications, Inc đã giới thiệu phần mềm giúp quản lý quyền riêng tư với các thiết bị mật mã hóa. Người nhận sẽ được thông báo có một tin thư gửi cho họ trên máy chủ của công ty, và họ chỉ có thể tiếp cận thư khi có các mã số truy cập. Tài liệu mã hóa có thể được chứa trên một trang website mà chỉ có người nhận mới truy cập được.

Một công ty khác có tên Hush Mail đã có một chương trình an ninh mà thậm chí các nhân viên Hush Mail không thể đọc thư điện tử khi nó được bảo vệ bởi chương trình HushMail.

Những công ty này đã tạo một bước tiến trong kinh doanh khi có một scandal năm 2000 liên quan tới khả năng Nhà Trắng muốn lưu trữ các tin thư. Nhà Trắng đã cho biết rằng họ thất bại trong việc chuyển giao thư điện tử theo yêu cầu như là một phần của một cuộc điều tra về quá trình gây quỹ trong suốt cuộc bầu cử năm 1996 bởi vì một sự cố phần mềm. Sự cố này cho thấy khi người thầu cho Northrup Grumman đang làm việc trong Nhà Trắng tiết lộ trong một vụ kiện dân sự rằng bà đã bị đe dọa nếu bà để lộ về các thư điện tử hay vấn đề với máy chủ. Sự cố tạo nên kết quả 100.000 thư điện tử được tạo ra bởi 500 người sử dụng không bao giờ được chuyển tới nhóm luật sư đặc biệt theo yêu cầu của trát đòi hầu tòa của tòa án tối cao liên bang. Nhân viên và những người khác tại Northrup đã cho rằng họ bị đe dọa bị đẩy vào tù nếu họ nói về vấn đề này với chủ doanh nghiệp, hay với vợ hoặc chồng của họ.
Vấn đề đã được nói đến với tên gọi Hồ sơ X, và tất cả các tin thư sẽ không được chuyển đã được đánh dấu là “được phân loại –classified”. Sheryl Hall, Trưởng Vận Hành Máy Tính của Nhà Trắng, đã cho biết ít nhất 4000 thư điện tử liên quan đến vụ Monica Lewinsky, cô thực tập sinh Nhà Trắng đã trở thành trung tâm của vụ scăng đan tổng thống.
Theo kinh nghiệm cũ của Nhà Trắng, vào ngày 17 tháng 1 năm 2001, chỉ 3 ngày trước lễ nhậm chức, tổng thống George W.Bush đã gửi thư có nội dung như sau tới 42 người bạn của mình:
Các luật sư của tôi đã nói rằng tất cả việc thư tín bằng email rất dễ bị mở theo yêu cầu xem xét hồ sơ. Vì tôi không muốn những cuộc hội thoại của mình bị những người khác xem để gây lúng túng, hành động duy nhất nên làm là không trao đổi thư tín thông qua không gian máy tính nữa. Điều này làm tôi buồn, vì tôi đã rất vui khi trao đổi thư từ với các bạn.
Đáp lại vụ kiện Microsoft và vấn đề email Nhà Trắng, một công ty có tên gọi Disappearing, Inc, đã đang làm việc để phát triển một hệ thống mật mã có thể giúp người gửi kiểm soát thư từ của họ có khả năng bị chuyển tiếp hay không, và một hệ thống mật mã khác giúp người gửi có thể cài đặt ngày cụ thể cho thư của họ không thể bị đọc nữa.

Phần mềm mới của Microsoft cũng cung cấp nhiều sự kiểm soát email. Có cả một tính năng hồi phục email có sẵn trên Microsoft Outlook 2002. Những yêu cầu về mã truy cập là cũng đang tạm hoãn. Với loại hệ thống email này, người gửi có thể lập mật mã cho email của mình và khi bất cứ ai muốn đọc tin họ phải có mật khẩu. Ngoài ra cũng có cả những hệ thống xóa email sau 24 giờ.

Thư điện tử và việc đọc trộm thư
Nhưng có một vấn đề khác với thư điện tử đó là việc truy cập trái phép của các tin tặc. Các nhân viên nên được thực hành nhiều hơn về các loại thông tin được gửi qua email bởi vì tin tặc sử dụng các thông tin này để do thám các doanh nghiệp, kinh doanh có nội gián, và thậm chí chỉ là chơi đùa gây tổn hại. Theo một bài báo năm 1997 trên tờ Fortune, với sự cho phép của một công ty, tờ tạp chí đã thuê các tin tặc để truy cập vào hệ thống của công ty này trong vòng 16 giờ. Với sự truy cập này, các tin tặc đã kiếm được 5000 đô tiền thưởng cấp thẩm quyền của giám đốc điều hành cho một nhân viên. Sự truy cập này đã cho phép họ đọc, thay đổi và phá hủy các tập tin hoặc thậm chí cấy một loại virut hủy diệt.

Thư bằng giọng nói và bí mật cá nhân
Thư bằng giọng nói hay thư thoại là một công nghệ rất thuận tiện được gần như 100% tất cả các công ty với khoảng 5 nhân viên hay nhiều hơn sử dụng. Trong nhiều trường hợp, những công ty như vậy làm kinh doanh và thỏa thuận hợp đồng bằng cách chỉ dụng thư bằng giọng nói. Tuy nhiên, thư bằng giọng nói cũng có các vấn đề về bảo mật riêng tư giống như email. Các người chủ có thể xem lại các thư thoại của nhân viên và những thư như vậy cũng như nội dung của chúng có thể được khám phá ra trong các vụ kiện tụng.
Fax
Các tư liệu fax giúp giảm chi phí thư từ và tạo điều kiện cho thỏa thuận nhanh chóng diễn ra hay lọc các thỏa thuận. Tuy nhiên, công nghệ fax cũng tạo điều kiện cho sự không trung thực. Ví dụ, sẽ rất khó để quyết định việc thiếu tính xác thực của một chữ ký được chuyển từ một tài liệu tới một máy fax. Công nghệ của các máy sao chép đã không tiến hóa đến điểm giúp chúng ta biết một máy fax đã gửi, nhận, hay gửi hoặc nhận tài liệu nguyên vẹn. Cuối cùng, các máy fax được đặt tại trung tâm thường hay gây ra các vấn đề về bảo mật cá nhân vì các tài liệu fax được rút ra bởi những người khác rồi sau đó mới được gửi tới người nhận đích thực.

Comment: Nếu anh LCD sử dụng các phần mềm mã hoá email thì chắc VDC2 chắc cũng chịu. Việt Nam hiện tại chưa có luật quy định rõ ràng chuyện vi phạm đời tư của chủ lao động khi đọc email/thông tin của nhân viên, cũng như việc Chính phủ có quyền đọc email của người dân hay không.